Mistral KI konfigurieren¶

Mit der Mistral-KI kann der arkivado CONNECTOR Dokumente automatisch analysieren und Klassifizierungswerte in ecoDMS setzen. Über Filter legen Sie fest, welche Dokumente verarbeitet werden und welche Felder nach der Analyse geändert werden.

KI-Schlüssel und Modell einrichten¶

Öffnen Sie im Connector im Menü KI-Klassifizierung den Bereich Basis-Konfiguration.

1. API-Schlüssel hinterlegen¶

Tragen Sie den API-Schlüssel den Sie per E-Mail bekommen haben in das Feld API-Schlüssel ein. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr im Klartext angezeigt.

2. Modell auswählen¶

Wählen Sie im Feld Modell das Modell aus, mit dem die Dokumente analysiert werden sollen. Als Standard ist mistral-small-latest voreingestellt.

Mit dem Aktualisieren-Symbol neben der Modellauswahl können Sie die für Ihr Mistral-Konto verfügbaren Modelle laden. Dafür muss zunächst ein gültiger API-Schlüssel gespeichert sein.

3. Kreativität festlegen¶

Mit dem Regler Kreativität bestimmen Sie, wie frei die KI bei ihren Antworten arbeitet:

Für eine zuverlässige und wiederholbare Ablage sollte der Wert zunächst auf 0 bleiben. Erhöhen Sie ihn nur, wenn Sie bewusst flexiblere Interpretationen benötigen.

Firmenstammdaten eintragen¶

Im Bereich Firmenstammdaten (eigene Firma) hinterlegen Sie die Daten des Unternehmens, dessen Dokumente verarbeitet werden. Tragen Sie möglichst vollständige und eindeutige Angaben ein, zum Beispiel:

Firma: Muster GmbH
Anschrift: Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789
Steuernummer: 12/345/67890
IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00

Diese Angaben helfen der KI, Eingangs- und Ausgangsdokumente zu unterscheiden. Bei Feldern wie Firma, Name oder USt-IdNr. kann sie dadurch die Daten des jeweiligen Geschäftspartners besser erkennen.

Verarbeitungsbereich festlegen¶

Der Allgemeine Filter bestimmt, welche Dokumente grundsätzlich von der KI verarbeitet werden.

Verwenden Sie einen Filter, wenn nur bestimmte Dokumente verarbeitet werden sollen, zum Beispiel Dokumente mit einem bestimmten Status, einer bestimmten Dokumentenart oder einem Kennzeichenfeld.

Dokumentart automatisch bestimmen¶

Aktivieren Sie den Bereich Dokumentart-Bestimmung, wenn die KI zunächst die Dokumentenart setzen soll. Dieser Schritt wird vor den weiteren Klassifizierungen ausgeführt.

1. Aktivieren Sie den Schalter Dokumentart-Bestimmung.

Die KI bestimmt die Dokumentenart, wenn diese auf nicht zugeordnet steht.

Spezial-Klassifizierungen einrichten¶

Mit Spezial-Klassifizierungen erstellen Sie eigene Regeln für bestimmte Dokumenttypen.

1. Klicken Sie auf Klassifizierung hinzufügen.
2. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung.
3. Aktivieren Sie die Klassifizierung über den Schalter.
4. Legen Sie unter Wann gilt diese Klassifizierung? die Filterbedingung fest.
5. Fügen Sie unter Zu klassifizierende Felder die Felder hinzu, die die KI aus dem Dokument ermitteln soll.
6. Ergänzen Sie bei Bedarf pro Feld eine zusätzliche Anweisung. Die Hinweiser werden in natürlciher Sprache dazu geschrieben.
7. Definieren Sie die Aktionen bei Erfolg und bei Fehler.

Zusätzliche Anweisungen¶

Eine zusätzliche Anweisung bezieht sich immer auf das ausgewählte Feld. Sie sollte kurz, eindeutig und fachlich konkret sein. Beispiele:

• Verwende das Rechnungsdatum, nicht das Lieferdatum.
• Gib die vollständige IBAN ohne Leerzeichen zurück.
• Übernimm die Kundennummer genau wie im Dokument angegeben.

Reihenfolge beachten¶

Wenn mehrere Spezial-Klassifizierungen zutreffen, wird die erste passende Klassifizierung verwendet. Ordnen Sie daher spezielle Regeln vor allgemeinen Regeln an. Prüfen Sie besonders, dass eine allgemeine Regel nicht bereits alle Dokumente abfängt.

Catch-All verwenden¶

Der Bereich Catch-All wird verwendet, wenn keine Spezial-Klassifizierung zutrifft.

Aktivieren Sie Catch-All, wenn auch Dokumente ohne passende Spezialregel verarbeitet werden sollen. Legen Sie anschließend die zu ermittelnden Felder und die Aktionen wie oben beschrieben fest.

Deaktivieren Sie Catch-All, wenn nicht eindeutig zuordenbare Dokumente unverändert bleiben sollen.

Aktionen nach der Analyse¶

Aktionen bei Erfolg¶

Unter Aktionen bei Erfolg legen Sie fest, welche ecoDMS-Felder nach einer erfolgreichen Klassifizierung gesetzt werden. Sie können dabei unter anderem Dokumentenart, Status, Ordner, Hauptordner und eigene ecoDMS-Felder verwenden.

Für jede Aktion wählen Sie ein Feld und anschließend den zu setzenden Wert. Bei Auswahlfeldern, Statuswerten, Dokumentenarten und Ordnern bietet der Connector die verfügbaren Werte direkt an.

Optional können Sie ein Datum-Feld auswählen. Dort wird der Zeitstempel der Klassifizierung gespeichert.

Aktionen bei Fehler¶

Unter Aktionen bei Fehler legen Sie fest, wie ein Dokument bei einer fehlgeschlagenen Klassifizierung markiert werden soll. Zusätzlich kann ein Textfeld als Fehlertext-Feld ausgewählt werden, in dem die Fehlermeldung gespeichert wird.

Eine sinnvolle Konfiguration ist beispielsweise:

• Status auf Fehler setzen
• ein Kontrollkästchen für die manuelle Nachbearbeitung aktivieren
• ein Textfeld für die Fehlermeldung hinterlegen

Konfiguration speichern und ausführen¶

1. Klicken Sie auf Konfiguration speichern.
2. Prüfen Sie, ob mindestens ein aktivierter Bereich mindestens ein Feld enthält.
3. Klicken Sie auf Klassifizierung starten.
4. Beobachten Sie den Fortschritt und die Anzahl erfolgreicher sowie fehlerhafter Dokumente.

Nach dem Lauf zeigt der Connector außerdem die verbrauchten Input- und Output-Tokens an. Fehlerhafte Dokumente werden mit DocID und Fehlermeldung in der Fehlerliste angezeigt.

Häufige Probleme¶