Cronjobs – Aufgaben automatisch ausführen¶

Mit Cronjobs lassen Sie wiederkehrende Aufgaben automatisch zu festen Zeiten laufen – zum Beispiel den DATEV-Export jeden Werktag um 18:00 Uhr oder die KI-Klassifizierung alle 30 Minuten. Sie müssen den Export dann nicht mehr manuell auf dem Dashboard starten.

Sie erreichen die Seite über den Menüpunkt Cronjobs in der linken Navigation.

Wichtigste Voraussetzung

Der arkivado CONNECTOR muss zum geplanten Zeitpunkt laufen. Ist das Programm geschlossen, wird der Zeitpunkt übersprungen und die Aufgabe erst beim nächsten planmäßigen Termin ausgeführt. Für den unbeaufsichtigten Dauerbetrieb richten Sie den CONNECTOR am besten als Dienst auf einem Server oder einem dauerhaft laufenden Rechner ein.

Die Übersicht¶

Die Tabelle zeigt alle eingerichteten Aufgaben:

Spalte	Bedeutung
Name	Frei gewählte Bezeichnung des Jobs
Funktion	Die Aufgabe, die ausgeführt wird (z. B. DATEV-Export)
Zeitplan	Der Cron-Ausdruck, der den Zeitpunkt festlegt
Status	Aktiviert – Job läuft planmäßig · Deaktiviert – Job pausiert
Letzter Lauf	Erfolgreich, Fehler oder Läuft
Nächster Lauf	Errechneter nächster Ausführungszeitpunkt
Aktionen	Schaltflächen für Ausführen, Pausieren, Verlauf, Bearbeiten, Löschen

Die Übersicht aktualisiert sich automatisch, solange die Seite geöffnet ist.

Einen Cronjob anlegen¶

Klicken Sie oben rechts auf Cronjob hinzufügen.

Füllen Sie die Felder aus:

Feld	Bedeutung
Funktion	Welche Aufgabe ausgeführt werden soll. Die Liste enthält genau die Exporte, die in Ihrer Konfiguration und Lizenz verfügbar sind.
Name	Eindeutige Bezeichnung, z. B. `DATEV täglich 18 Uhr`. Wird aus der Funktion vorbelegt und kann überschrieben werden.
Zeitplan	Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste oder tragen Sie einen eigenen Cron-Ausdruck ein.
Beschreibung	Optionaler Hinweis für Ihre Kollegen
Cronjob aktiviert	Legt fest, ob der Job sofort scharfgestellt wird

Mit Cronjob erstellen speichern.

Erst testen, dann automatisieren

Legen Sie den Job zunächst deaktiviert an und starten Sie ihn einmal manuell über das Play-Symbol. Prüfen Sie im Verlauf, ob das Ergebnis stimmt, und aktivieren Sie den Job erst danach.

Welche Funktionen stehen zur Auswahl?¶

Die Auswahlliste wird aus Ihrer Konfiguration erzeugt. Je nach Einrichtung und Lizenz stehen unter anderem zur Verfügung:

DATEV-Export und Datev Unternehmen Online Export
SEPA-Export
Dokumentliste / Buchungssätze
Datei-Export – einzelne Definitionen oder alle Definitionen gemeinsam
Metadaten-XML – einzelne Definitionen oder alle Definitionen gemeinsam
KI-Klassifizierung (Mistral), sofern lizenziert und konfiguriert
Auswertungen wie Ordner-, Typen-, Status-, Benutzer- und Ordner-Rollen-Export

Ein Cronjob nutzt immer die Einstellungen, die Sie unter Einstellungen für den jeweiligen Export hinterlegt haben – also dieselben Suchfilter, Pfade und Formate wie beim manuellen Start.

Der Zeitplan (Cron-Ausdruck)¶

Ein Cron-Ausdruck besteht aus fünf durch Leerzeichen getrennten Feldern:

┌───────── Minute (0–59)
│ ┌─────── Stunde (0–23)
│ │ ┌───── Tag im Monat (1–31)
│ │ │ ┌─── Monat (1–12)
│ │ │ │ ┌─ Wochentag (0–6, 0 = Sonntag)
│ │ │ │ │
* * * * *

Ein * bedeutet „jeder Wert". */15 bedeutet „alle 15 Einheiten", 1-5 einen Bereich (Montag bis Freitag) und 7,12,18 eine Aufzählung.

Fertige Vorlagen¶

Vorlage	Ausdruck
Jeden Tag um 6:00	`0 6 * * *`
Jeden Montag um 8:00	`0 8 * * 1`
Werktags um 18:00	`0 18 * * 1-5`
Jeden 1. des Monats um 9:00	`0 9 1 * *`
Alle 6 Stunden	`0 /6 * *`
Jede Stunde	`0 * * * *`
Alle 30 Minuten	`/30 * * *`
Alle 15 Minuten	`/15 * * *`
Jede Minute	`* * * * *`

Unterhalb des Eingabefeldes zeigt der CONNECTOR eine Beschreibung des gewählten Zeitplans an. Erscheint dort „Benutzerdefinierter Zeitplan", ist der Ausdruck gültig, entspricht aber keiner der Vorlagen.

Eigene Beispiele

0 7,12,18 * * * – täglich um 7:00, 12:00 und 18:00 Uhr
5 * * * * – stündlich, jeweils 5 Minuten nach der vollen Stunde
0 22 * * 0 – sonntags um 22:00 Uhr

Nicht zu häufig ausführen

Jeder Lauf erzeugt Last auf dem ecoDMS-Server und verbraucht bei der KI-Klassifizierung Kontingente. Wählen Sie den Takt so groß wie möglich und so klein wie nötig.

Aktionen zu einem Cronjob¶

Symbol	Aktion	Wirkung
▶	Jetzt ausführen	Startet den Job sofort, unabhängig vom Zeitplan. Nur bei aktivierten Jobs möglich.
⏸ / ⏵	Pausieren / Fortsetzen	Setzt den Job aus bzw. nimmt ihn wieder in den Plan auf. Die Konfiguration bleibt erhalten.
🕘	Verlauf anzeigen	Öffnet die Liste der bisherigen Ausführungen.
✏	Bearbeiten	Ändert Name, Zeitplan, Beschreibung und Status. Die Funktion selbst kann nachträglich nicht gewechselt werden.
🗑	Löschen	Entfernt den Job samt Verlauf nach einer Rückfrage.

Berechtigungen

Anlegen, Bearbeiten, Löschen und das manuelle Starten sind Administratoren vorbehalten. Alle Benutzer können die Übersicht und den Verlauf einsehen.

Verlauf und Fehlerkontrolle¶

Über Verlauf anzeigen sehen Sie zu jedem Job:

Gestartet und Beendet – Zeitpunkte der Ausführung
Status – Erfolgreich, Fehler oder Läuft
Dauer – benötigte Laufzeit
Nachricht – Ergebnis bzw. Fehlermeldung

Ein fehlgeschlagener Lauf hält den Zeitplan nicht an: Der Job wird zum nächsten geplanten Termin erneut ausgeführt. Läuft ein Job noch, wird ein paralleler Start desselben Jobs übersprungen.

Häufige Fragen¶

Warum wurde mein Job nicht ausgeführt?

Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Ist der Job aktiviert? Lief der CONNECTOR zum geplanten Zeitpunkt? Stimmt der Cron-Ausdruck (Spalte Nächster Lauf kontrollieren)? War der ecoDMS-Server erreichbar? Details finden Sie im Verlauf des Jobs.

Der Job läuft, exportiert aber keine Dokumente

Der Cronjob verwendet die Suchfilter aus den Einstellungen des jeweiligen Exports. Findet der Filter keine passenden Dokumente, endet der Lauf erfolgreich – ohne Ergebnis. Starten Sie den Export einmal manuell auf dem Dashboard, um den Filter zu prüfen.

Kann ich denselben Export mehrfach zeitgesteuert ausführen?

Ja. Legen Sie einfach mehrere Cronjobs mit derselben Funktion, aber unterschiedlichen Namen und Zeitplänen an – zum Beispiel morgens und abends.

Was passiert, wenn der Rechner nachts aus ist?

Die Ausführung entfällt ersatzlos und wird nicht nachgeholt. Planen Sie die Zeiten innerhalb der Betriebszeiten oder betreiben Sie den CONNECTOR auf einem Server bzw. als Dienst.

Wie ändere ich die auszuführende Funktion?

Die Funktion ist nach dem Anlegen fest. Löschen Sie den Job und legen Sie ihn mit der gewünschten Funktion neu an.