Datei-Export¶

Mit dem Datei-Export legen Sie beliebig viele eigene Export-Definitionen an, die Dokumente aus ecoDMS in lokale Ordner ablegen – z. B. ein Archiv je Kunde.

Voraussetzungen

Gültige Lizenz (ohne Lizenz ist die Seite gesperrt)
Erreichbarer ecoDMS-Server
Benutzerrecht Datei-Export – „Ausführen" und/oder „Konfigurieren"

Konfigurieren¶

Definitionen verwalten¶

Neue Definition legt einen weiteren Export an.
Speichern sichert alle Definitionen. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn es Änderungen gibt.
Mit dem Griff-Symbol links ziehen Sie eine Definition an eine andere Position. Die Reihenfolge bestimmt die Abarbeitung beim Gesamtlauf.
Der Schalter Aktiv/Pausiert steuert, ob eine Definition beim Gesamtlauf mitläuft. Pausierte Definitionen lassen sich weiterhin einzeln ausführen.
Duplizieren erzeugt eine Kopie – praktisch für ähnliche Exporte.
Löschen entfernt die Definition.
Über den Pfeil rechts klappen Sie eine Definition auf oder zu.

Erst speichern, dann ausführen

Solange eine Definition ungespeicherte Änderungen enthält, ist die Schaltfläche Ausführen deaktiviert. Der CONNECTOR arbeitet immer mit dem gespeicherten Stand.

Aufbau einer Definition¶

ecoDMS-Felder¶

Im oberen Kasten sehen Sie alle in ecoDMS verfügbaren Felder Der Ihnalt der Felder kann für den Export verwendet werden:

per Drag & Drop in „Zielordner" oder „Dateiname" ziehen, oder
einfach anklicken – dann wird es an der Cursorposition des zuletzt angeklickten Eingabefelds eingefügt. Welches Feld gerade das Ziel ist, steht in der Überschrift („Einfügen in: Dateiname").

Zielordner (lokal)¶

Der Ordner, in dem die Dateien gespeichert werden. Er wird bei Bedarf automatisch angelegt.

Auch hier sind Platzhalter erlaubt – jeder Platzhalter ergibt eine Ordnerebene:

C:\ecoDMS Daten\Export\<Dokumentenart>\<@date(<Datum>,%Y)>

ergibt z. B. C:\ecoDMS Daten\Export\Rechnungseingang\2026.

Leere Felder

Löst ein Platzhalter zu einem leeren Wert auf, entfällt die komplette Ordnerebene – es entstehen keine Ordner mit leerem Namen. Im Beispiel: C:\ecoDMS Daten\Export\Rechnungseingang\

ecoDMS-Ordnerstruktur übernehmen Setzen Sie diesen Haken, wird der Platzhalter <Ordner> an den Zielordner angehängt. Die Dokumente landen dann in der gleichen Ordnerstruktur wie in ecoDMS:

ecoDMS-Ordner	Zielordner
`Kunden/Müller`	`C:\Export\Kunden\Müller`

Dateiname-Template¶

Legt fest, wie die exportierten Dateien heißen. Platzhalter in spitzen Klammern werden durch die Feldinhalte des Dokuments ersetzt.

<Datum>-<DocID>-<Bemerkung>

Die Dateiendung wird automatisch ergänzt – schreiben Sie kein .pdf in das Template.
Nehmen Sie <DocID> mit auf, damit jeder Dateiname eindeutig bleibt.
Für Dateinamen unzulässige Zeichen (z. B. \ / : * ? " < > |) werden durch _ ersetzt.
Feldinhalte werden auf 50 Zeichen gekürzt.

Platzhalter-Funktionen¶

Neben einfachen Feldern stehen Funktionen zur Verfügung:

Datum formatierenErsatzwert

<@date(<Belegdatum>,%Y-%m-%d)>

Formatiert ein Datumsfeld. Ohne Formatangabe wird %d.%m.%Y (31.01.2026) verwendet.

Statt eines Feldes sind auch feste Zeitbezüge möglich:

Ausdruck	Bedeutung
`now`	aktuelles Datum/Uhrzeit
`from_time`	Beginn des gewählten Zeitraums
`to_time`	Ende des gewählten Zeitraums

<@default(<Bemerkung>,ohne Bemerkung)>

Ist das Feld leer, wird der zweite Wert eingesetzt. Als Ersatz kann auch ein anderes Feld angegeben werden: <@default(<Bemerkung>,<Dokumentenart>)>

Häufige Datumsformate

Zeichen	Bedeutung	Beispiel
`%d`	Tag (2-stellig)	`05`
`%m`	Monat (2-stellig)	`03`
`%Y`	Jahr (4-stellig)	`2026`
`%y`	Jahr (2-stellig)	`26`
`%H` / `%M`	Stunde / Minute	`14` / `30`

Ablage nach Jahr und Monat

Zielordner: C:\Export\<@date(<Belegdatum>,%Y)>\<@date(<Belegdatum>,%m)> Dateiname: <@date(<Belegdatum>,%Y-%m-%d)>-<Bemerkung>-<DocID>

Suchfilter¶

Legt fest, welche Dokumente exportiert werden. Jede Zeile besteht aus Feld, Operator und Wert; alle Zeilen wirken zusammen. Felder können Sie auch per Drag & Drop aus dem Feld-Kasten in den Filter ziehen.

Filter ist Pflicht

Eine Definition ohne Filter wird nicht ausgeführt – der CONNECTOR meldet „Kein Filter konfiguriert". Damit wird verhindert, dass versehentlich das gesamte Archiv exportiert wird.

Typischer Filter

Status = Freigegeben · Datei-Export = aktiviert · Datei-Export erledigt = nicht aktiviert

Rückschreibung nach Export¶

Damit Dokumente nicht bei jedem Lauf erneut exportiert werden, schreibt der CONNECTOR das Ergebnis nach ecoDMS zurück.

Bei erfolgreichem Export

Einstellung	Bedeutung
Feld-Aktionen	Beliebig viele Felder, die gesetzt werden – z. B. Haken „Datei-Export erledigt" setzen oder Status auf „Erledigt" ändern
Export-Datum-Feld (optional)	Datumsfeld, das auf das aktuelle Datum gesetzt wird

Bei fehlerhaftem Export

Einstellung	Bedeutung
Feld-Aktionen	Felder, die im Fehlerfall gesetzt werden – z. B. Status auf „Fehler"
Fehlertext-Feld (optional)	Textfeld, in dem die Fehlermeldung gespeichert wird (max. 254 Zeichen)

Endlosschleifen vermeiden

Setzen Sie im Erfolgsfall ein Feld, das im Suchfilter ausgeschlossen ist (z. B. Haken „erledigt"). Nur so wird jedes Dokument genau einmal exportiert.

Schlägt die Rückschreibung fehl, gilt das Dokument als fehlerhaft und erscheint in der Fehlerliste – auch wenn die Datei bereits geschrieben wurde.

Registerkarte „Ausführen"¶

Gesamtlauf¶

Gesamtlauf starten arbeitet alle aktiven Definitionen in der konfigurierten Reihenfolge ab. Pausierte Definitionen werden übersprungen.

Während des Laufs sehen Sie:

einen Fortschrittsbalken mit „x / y Dokumente" und Prozentwert,
die Anzahl erfolgreicher und fehlerhafter Dokumente,
eine Kurzübersicht je Definition mit Status (läuft, fertig, übersprungen, Fehler),
eine ausklappbare Fehlerliste mit DocID und Meldung.

Mit Abbrechen stoppen Sie den Lauf, mit Ergebnis schließen blenden Sie die Auswertung wieder aus.

Die Schaltfläche ist gesperrt, wenn

es ungespeicherte Änderungen gibt,
ecoDMS nicht erreichbar ist oder
noch keine Definition angelegt wurde.

Einzelne Definitionen¶

Darunter können Sie jede Definition einzeln starten – auch pausierte. Das ist ideal zum Testen einer neuen Konfiguration, bevor Sie sie in den Gesamtlauf aufnehmen.

Empfohlenes Vorgehen¶

In ecoDMS ein Ankreuzfeld für den Export und eines für „erledigt" anlegen (siehe Vorbereitung ecoDMS).
Neue Definition anlegen und benennen.
Zielordner und Dateiname-Template festlegen.
Suchfilter setzen – zunächst eng, z. B. auf ein einzelnes Dokument.
Rückschreibung konfigurieren.
Speichern, danach die Definition einzeln Ausführen und das Ergebnis im Zielordner prüfen.
Filter erweitern und die Definition aktiv schalten.

Automatisch als Cronjob ausführen

Richten Sie die Aufgabe als Cronjob ein, so wird sie zeitgesteuert vollautomatisch ausgeführt. Siehe hier: Cronjobs definieren.

Häufige Fragen¶

Es wird nichts exportiert – die Meldung lautet „Nichts zu exportieren"

Der Suchfilter trifft auf kein Dokument zu. Prüfen Sie Feldnamen, Operator und Wert – und ob die Rückschreibung eines früheren Laufs die Dokumente bereits ausgeschlossen hat.

„Kein Filter konfiguriert"

Jede Definition benötigt mindestens eine Filterzeile. Ergänzen Sie den Suchfilter und speichern Sie erneut.

„Zielordner konnte nicht erstellt werden"

Der angegebene Pfad ist ungültig oder der Benutzer, unter dem der CONNECTOR läuft, hat dort keine Schreibrechte. Bei Netzlaufwerken verwenden Sie besser den UNC-Pfad (\\Server\Freigabe\...) statt eines Laufwerksbuchstabens.

Ein neues ecoDMS-Feld fehlt in der Auswahl

Klicken Sie oben rechts auf ecoDMS-Daten aktualisieren.

Dateien werden bei jedem Lauf erneut exportiert

Es fehlt die Rückschreibung oder das zurückgeschriebene Feld ist nicht Teil des Suchfilters. Ergänzen Sie im Filter z. B. „erledigt = nicht aktiviert".

Warum ist „Ausführen" ausgegraut?

Entweder gibt es ungespeicherte Änderungen an dieser Definition, oder ecoDMS ist gerade nicht erreichbar. Speichern Sie zuerst bzw. prüfen Sie die Verbindung unter Einstellungen.