XML-Export¶

Der XML-Export schreibt die Metadaten gefilterter ecoDMS-Dokumente in XML-Dateien – mit einer Struktur, die Sie selbst festlegen. Auf Wunsch werden die Originaldateien (PDF, DOCX, TIF …) mit exportiert und im XML referenziert.

Typischer Einsatz: Übergabe von Dokumenten und Metadaten an ein Fremdsystem, das eine bestimmte XML-Struktur erwartet.

Aufbau der Seite¶

Oben rechts:

• ecoDMS-Daten aktualisieren – lädt Felder, Dokumentenarten, Status und Ordner neu vom ecoDMS-Server.
• Doku – öffnet diese Seite.

Registerkarte „Konfiguration"¶

Definitionen verwalten¶

• Neue Definition legt einen weiteren XML-Export an.
• Speichern sichert alle Definitionen; nur aktiv, wenn es Änderungen gibt.
• Duplizieren erzeugt eine Kopie, sinvoll wenn Sie z.B. pro Dokumentart eine Definition brauchen.
• Löschen entfernt die Definition nach Rückfrage.

Ausgabe-Modus¶

Die Auswahl kommt start auf die Gegenseite an. Bei freier Auswahl: Multi nehmen.

PDF-Dateien mit-exportieren¶

Ist der Haken gesetzt, lädt der CONNECTOR zusätzlich die Originaldateien aus ecoDMS und legt sie neben bzw. unterhalb der XML ab. Es erscheinen dann die PDF-Einstellungen:

Zielordner (lokal)¶

Ordner, in dem XML (und ggf. Dateien) abgelegt werden. Pflichtangabe.

XML-Dateiname-Template¶

Vorlage für den Namen der XML-Datei, z. B. <DocID>.xml.

• Im Modus Multi wird die Vorlage je Dokument aufgelöst.
• Im Modus Single bilden nur die konstanten Anteile den Dateinamen – Feld-Platzhalter werden ignoriert (es gibt kein einzelnes Dokument). Ohne verwertbaren Namen heißt die Datei metadaten.xml.
• Die Endung .xml wird bei Bedarf ergänzt.

Platzhalter¶

Platzhalter stehen in spitzen Klammern und lassen sich in Element-Texten, Attributwerten sowie in den Dateinamen-Vorlagen verwenden.

Feld-Platzhalter¶

Alle ecoDMS-Klassifizierungsfelder sowie folgende Systemfelder:

Funktions-Platzhalter¶

Formatbausteine für <datum(...)>

Filter (ecoDMS-Suche)¶

Legt fest, welche Dokumente exportiert werden. Jede Zeile besteht aus Feld, Operator und Wert; alle Zeilen wirken zusammen.

XML-Struktur¶

Im Struktur-Baum bauen Sie das Ziel-XML zusammen.

Je Knoten stehen zur Verfügung:

<Export erstellt="2026-08-18" system="ecodms-server">   <!-- außerhalb des Item-Containers -->
  <Beleg>                                               <!-- Item-Container -->
    <Id>4711</Id>
    <Datum>2026-08-05</Datum>
    <Art>Rechnungseingang</Art>
    <Bemerkung>Musterlieferant GmbH</Bemerkung>
    <Datei>Dateien\4711.pdf</Datei>
  </Beleg>
  <Beleg> … </Beleg>                                    <!-- Hier das Zweite Deokument -->
</Export>

Rückschreibung nach Export¶

Damit Dokumente nicht mehrfach exportiert werden, schreibt der CONNECTOR das Ergebnis nach ecoDMS zurück.

Bei erfolgreichem Export

Bei fehlerhaftem Export

Registerkarte „Ausführen"¶

Jede Definition lässt sich einzeln starten. Während des Laufs erscheint ein Fortschrittsbalken, danach eine grüne bzw. rote Ergebnismeldung.

Die Schaltfläche ist gesperrt, solange es ungespeicherte Änderungen an dieser Definition gibt.

Prüfungen beim Speichern¶

Der CONNECTOR speichert erst, wenn für jede Definition gilt:

• Ein Name ist vergeben
• Ein Zielordner ist angegeben
• Mindestens ein Filter ist konfiguriert
• Das Wurzelelement hat einen Tag-Namen
• Genau ein Knoten ist als Item-Container markiert

Empfohlenes Vorgehen¶

1. Neue Definition anlegen und benennen.
2. Modus wählen (Single oder Multi) und Zielordner setzen.
3. Filter zunächst eng fassen, z. B. auf ein einzelnes Dokument.
4. XML-Struktur aufbauen und den Item-Container markieren.
5. Speichern und Ausführen – anschließend die erzeugte XML im Zielordner prüfen.
6. Rückschreibung ergänzen und den Filter erweitern.

Häufige Fragen¶