SEPA Export einrichten¶

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung des SEPA-Exports. Am Ende können Sie aus Ihren in ecoDMS abgelegten Rechnungen eine Überweisungsdatei für Ihr Onlinebanking erzeugen.

Nehmen Sie sich für die einmalige Einrichtung etwas Zeit und halten Sie die IBAN und BIC Ihres Firmenkontos bereit.

Schritt 1: Klassifizierungsfelder in ecoDMS anlegen¶

Der arkivado CONNECTOR liest die Zahlungsdaten aus den Klassifizierungsfeldern Ihrer Dokumente. Legen Sie diese Felder daher zuerst in ecoDMS an.

Wir empfehlen folgende Felder (die Feldnamen können Sie frei wählen, sie müssen später nur richtig zugeordnet werden):

Schritt 2: SEPA-Einstellungen öffnen¶

1. Öffnen Sie den arkivado CONNECTOR.
2. Wechseln Sie in die Einstellungen.
3. Öffnen Sie den Reiter SEPA.

Sie sehen drei Bereiche, die Sie nacheinander ausfüllen:

• SEPA-Konfiguration – Grundeinstellungen und Feldzuordnung
• SEPA – Export-Markierung – welche Belege exportiert werden
• SEPA – Eigene Bankdaten – Ihr Konto, von dem gezahlt wird

Schritt 3: Grundeinstellungen festlegen¶

Im Bereich SEPA-Konfiguration stellen Sie zunächst die allgemeinen Werte ein.

Beim Export-Pfad wählen Sie den Ordner über die Ordnerauswahl aus. Achten Sie darauf, dass der Ordner dauerhaft erreichbar ist und der arkivado CONNECTOR dort Dateien schreiben darf. Bei einem Netzlaufwerk verwenden Sie einen Pfad, der auch für den Dienst erreichbar ist.

Schritt 4: Felder zuordnen¶

Jetzt sagen Sie dem Programm, aus welchem ecoDMS-Feld es welche Information lesen soll. Die Auswahllisten zeigen nur Felder mit passendem Feldtyp an.

Schritt 5: Optionen wählen¶

Unter der Feldzuordnung finden Sie vier Schalter:

Suchfilter (optional)¶

Über den Suchfilter grenzen Sie zusätzlich ein, welche Dokumente überhaupt berücksichtigt werden, zum Beispiel nur eine bestimmte Dokumentenart oder nur Belege mit dem Status „Freigegeben". Für den Start können Sie den Filter leer lassen.

Schritt 6: Export-Markierung einrichten¶

Im Bereich SEPA – Export-Markierung legen Sie fest, woran der CONNECTOR erkennt, welche Rechnungen bezahlt werden sollen und welche bereits erledigt sind.

1. Zu-Exportieren-Feld: Wählen Sie Ihr Auswahlbox-Feld, z. B. SEPA Export.
2. Zu-Exportieren-Wert: Lassen Sie Haken gesetzt aktiv. Damit werden alle Belege exportiert, bei denen Sie in ecoDMS den Haken setzen.
3. Bereits-exportiert-Feld: Wählen Sie z. B. SEPA Export erfolgt. Dieses Feld setzt der CONNECTOR nach einem erfolgreichen Export.
4. Bereits-exportiert-Wert: Ebenfalls Haken gesetzt aktiv lassen.
5. Export-Datum-Feld: Optional. Wählen Sie ein Datumsfeld, wenn der Exportzeitpunkt in ecoDMS vermerkt werden soll, sonst – Keines –.

Schritt 7: Eigene Bankdaten hinterlegen¶

Im Bereich SEPA – Eigene Bankdaten tragen Sie das Konto ein, von dem die Überweisungen ausgeführt werden.

1. Klicken Sie auf Bank hinzufügen.
2. Die erste Bank wird automatisch als Standard gekennzeichnet.

3. Füllen Sie die drei Felder aus:

   Feld	Inhalt
   Kontoinh.	Name des Kontoinhabers, wie bei der Bank hinterlegt
   IBAN	IBAN Ihres Firmenkontos
   BIC	BIC Ihres Firmenkontos

Mehrere Bankkonten verwenden (optional)¶

Wenn Sie Rechnungen von verschiedenen Konten bezahlen, können Sie mehrere Banken hinterlegen:

1. Legen Sie in ecoDMS ein Auswahlfeld an, das die Bezeichnungen Ihrer Konten enthält, zum Beispiel „Hausbank" und „Sparkasse".
2. Wählen Sie dieses Feld im CONNECTOR unter Bank-Auswahlfeld aus.
3. Legen Sie über Bank hinzufügen je eine Bank pro Auswahlwert an. Die Bezeichnung der Bank muss dem Wert im ecoDMS-Auswahlfeld entsprechen.

Beim Export wird dann für jedes Dokument das Konto verwendet, das im Auswahlfeld steht. Ist das Feld leer oder nicht gesetzt, wird die Standard-Bank verwendet.

Schritt 8: Einstellungen speichern¶

Klicken Sie auf SEPA speichern. Ohne das Speichern gehen Ihre Eingaben beim Verlassen der Seite verloren.

Schritt 9: Ersten Export testen¶

Testen Sie die Einrichtung zunächst mit einer einzigen Rechnung:

1. Öffnen Sie ecoDMS und wählen Sie eine geprüfte Rechnung aus.
2. Prüfen Sie, ob Name, IBAN, Betrag, Verwendungszweck und Zahlungsziel vollständig eingetragen sind.
3. Setzen Sie den Haken im Feld SEPA Export.
4. Wechseln Sie in den arkivado CONNECTOR und starten Sie den SEPA-Export.
5. Öffnen Sie den Export-Ordner. Dort liegt nun eine XML-Datei.
6. Laden Sie die Datei in Ihrem Onlinebanking als SEPA-Sammelüberweisung hoch und prüfen Sie die Anzeige.

Nach dem erfolgreichen Export setzt der CONNECTOR in ecoDMS den Haken bei SEPA Export erfolgt und trägt, falls konfiguriert, das Exportdatum ein.

Häufige Fragen und Fehler¶

Einzelne Rechnungen, die wegen fehlerhafter Daten nicht übernommen werden konnten, finden Sie im Protokoll. Korrigieren Sie den Beleg in ecoDMS und starten Sie den Export erneut.