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E-Rechnung einrichten

Der arkivado CONNECTOR erkennt E-Rechnungen automatisch und liest die Werte direkt aus der Rechnung aus. Das ist genauer als eine KI-Analyse und kostet keine Tokens, weil das Dokument gar nicht erst an die KI geschickt wird.

Unterstützt werden:

  • XRechnung (UBL-XML)
  • ZUGFeRD / Factur-X (PDF mit eingebetteter XML)
  • ebInterface (Österreich)

Alle übrigen Dokumente durchlaufen wie gewohnt die KI-Klassifizierung.

Voraussetzungen

Die E-Rechnungs-Verarbeitung gehört zum Modul KI-Klassifizierung und benötigt dieselbe Lizenz. Außerdem muss die ecoDMS-Verbindung eingerichtet sein.

Wo wird gestartet?

Auf dieser Seite legen Sie nur fest, wie E-Rechnungen ausgelesen werden. Welcher Dokumentbestand verarbeitet wird und wann der Lauf startet, stellen Sie weiterhin unter KI-Klassifizierung ein (Allgemeiner Filter und Klassifizierung starten).

Schritt 1: Verarbeitung aktivieren

  1. Öffnen Sie im Menü den Bereich E-Rechnung.
  2. Schalten Sie oben rechts den Schalter bei E-Rechnungen automatisch auslesen ein.

Ist der Schalter aus, werden auch E-Rechnungen ganz normal von der KI klassifiziert – mit entsprechendem Tokenverbrauch.

Schritt 2: Rechnungsrichtung festlegen

Damit der CONNECTOR weiß, ob eine Rechnung an Sie gestellt wurde (Eingangsrechnung) oder von Ihnen stammt (Ausgangsrechnung), hinterlegen Sie Ihre eigenen E-Mail-Adressen.

  1. Klicken Sie auf Adresse hinzufügen.
  2. Tragen Sie eine Adresse ein, zum Beispiel rechnung@meinefirma.de.
  3. Für alle Adressen einer Domain genügt ein Eintrag wie @meinefirma.de.

So wird ausgewertet:

Wo steht Ihre Adresse in der Rechnung? Ergebnis
beim Rechnungssteller Ausgangsrechnung
beim Rechnungsempfänger Eingangsrechnung

Vorgabe, wenn keine Adresse passt

Enthält eine Rechnung keine Ihrer Adressen, gilt die eingestellte Vorgabe:

Auswahl Wirkung
Als Eingangsrechnung behandeln Empfehlung, wenn Sie überwiegend Eingangsrechnungen verarbeiten
Als Ausgangsrechnung behandeln Wenn überwiegend eigene Rechnungen abgelegt werden
Richtung offen lassen Es werden keine richtungsabhängigen Werte gesetzt

Bezeichnungen anpassen

Unter Bezeichnung Eingang und Bezeichnung Ausgang legen Sie fest, welcher Text in ecoDMS geschrieben wird. Voreingestellt sind Rechnungseingang und Rechnungsausgang.

Auf Ihre ecoDMS-Werte abstimmen

Wenn Sie diese Bezeichnungen in ein Auswahlfeld oder in die Dokumentenart schreiben lassen, müssen die Texte exakt den in ecoDMS hinterlegten Werten entsprechen. Sonst kann der Wert nicht gesetzt werden.

Schritt 3: Felder zuordnen

Im Bereich Feld-Zuordnung legen Sie fest, welcher Wert aus der Rechnung in welches ecoDMS-Feld geschrieben wird.

  1. Klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen.
  2. Wählen Sie links das ecoDMS-Feld.
  3. Wählen Sie rechts den Wert aus der E-Rechnung.
  4. Wiederholen Sie das für jedes Feld, das gefüllt werden soll.

Die Auswahlliste ist in Gruppen aufgeteilt:

Gruppe Enthält zum Beispiel
Rechnungsrichtung Richtung (Bezeichnung), Richtung (eingang/ausgang)
Geschäftspartner (richtungsabhängig) Name, Kennung, Straße, PLZ, Ort, USt-IdNr., E-Mail
Dokument Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungszeitraum, Bestellnummer / Leitweg-ID
Lieferant (Rechnungssteller) Name, Anschrift, USt-IdNr., Registernummer, Telefon
Kunde (Rechnungsempfänger) Name, Anschrift, Kennung, E-Mail
Beträge Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Zahlbetrag, Währung, Steuersätze
Zahlung IBAN, BIC, Kontoinhaber, Zahlungsart, Zahlungsbedingungen

Am besten „Geschäftspartner" verwenden

Die Felder der Gruppe Geschäftspartner enthalten automatisch die jeweils andere Partei: bei einer Eingangsrechnung den Lieferanten, bei einer Ausgangsrechnung den Kunden. So brauchen Sie nur eine Zuordnung statt je einer für Lieferant und Kunde.

Empfohlene Grundzuordnung

Für den Einstieg genügen meist diese Zuordnungen:

ecoDMS-Feld Wert aus der E-Rechnung
Name Geschäftspartner: Name
Nummer Rechnungsnummer
Datum Rechnungsdatum
Zahlungsziel Fälligkeitsdatum
Brutto Betrag Bruttobetrag
USt-ID Geschäftspartner: USt-IdNr.
IBAN IBAN
BIC BIC
Dokumentenart Richtung (Bezeichnung)

Feld wird nicht angeboten

Fehlt ein ecoDMS-Feld in der Auswahl, klicken Sie oben rechts auf ecoDMS-Daten aktualisieren. Neu in ecoDMS angelegte Felder stehen erst danach zur Verfügung. Der Hauptordner kann nicht zugeordnet werden.

Schritt 4: Aktionen bei Erfolg festlegen

Unter Aktionen bei Erfolg bestimmen Sie, welche Felder zusätzlich gesetzt werden, wenn eine Rechnung erfolgreich ausgelesen wurde – zum Beispiel Status, Dokumentenart oder ein Kontrollkästchen.

Optional wählen Sie ein Datum-Feld, in dem der Zeitpunkt der Verarbeitung gespeichert wird.

Endlosläufe vermeiden

Sorgen Sie dafür, dass ein verarbeitetes Dokument nicht erneut in den Filter der KI-Klassifizierung fällt. Steht der Filter zum Beispiel auf Status zu Klassifizieren, setzen Sie bei Erfolg den Status auf prüfen.

Schritt 5: Aktionen bei Fehler festlegen

Unter Aktionen bei Fehler legen Sie fest, wie ein Dokument markiert wird, wenn beim Auslesen etwas schiefgeht. Bewährt hat sich:

  • Status auf Fehler setzen
  • ein Textfeld als Fehlertext-Feld hinterlegen, in dem die Meldung landet

Schritt 6: Speichern und testen

  1. Klicken Sie auf Konfiguration speichern.
  2. Legen Sie eine bekannte E-Rechnung in ecoDMS ab, die Ihrem Filter entspricht.
  3. Starten Sie den Lauf unter KI-Klassifizierung über Klassifizierung starten.
  4. Prüfen Sie anschließend die gesetzten Werte am Dokument in ecoDMS.

Woran erkenne ich, dass die E-Rechnung genutzt wurde?

In der Auswertung des Laufs erscheint das Dokument mit dem Verarbeitungs- schritt E-Rechnung und mit 0 Tokens. Wurde stattdessen die KI verwendet, sehen Sie einen Tokenverbrauch.

Gut zu wissen

  • Enthält eine Rechnung ein zugeordnetes Feld nicht, wird dieses Feld einfach übersprungen. Die übrigen Werte werden trotzdem geschrieben.
  • Leere Werte werden nicht nach ecoDMS zurückgeschrieben. Vorhandene Angaben bleiben dadurch erhalten.
  • Lässt sich eine erkannte E-Rechnung nicht auslesen, verarbeitet der CONNECTOR das Dokument automatisch über die KI weiter. Ein Hinweis dazu steht im Protokoll.
  • Die E-Rechnungs-Prüfung läuft immer vor der KI-Analyse.

Häufige Probleme

Problem Mögliche Ursache und Lösung
Es werden weiterhin Tokens verbraucht Schalter E-Rechnungen automatisch auslesen ist aus, oder es handelt sich nicht um eine E-Rechnung, sondern um ein PDF ohne eingebettete XML.
Richtung ist immer falsch Eigene E-Mail-Adressen ergänzen oder die Vorgabe umstellen.
Dokumentenart wird nicht gesetzt Bezeichnung Eingang/Ausgang stimmt nicht exakt mit dem Wert in ecoDMS überein.
Einzelne Felder bleiben leer Die Rechnung enthält diesen Wert nicht – im Protokoll steht ein entsprechender Hinweis.
ecoDMS-Feld fehlt in der Auswahl Auf ecoDMS-Daten aktualisieren klicken.
Dokumente werden mehrfach verarbeitet Aktionen bei Erfolg so setzen, dass das Dokument nicht mehr in den Filter fällt.
Bereich ist rot hinterlegt Lizenz für das Modul KI-Klassifizierung prüfen.