Funktionen
Folgendes kann das arkivado Tool
- Dokumentliste Export
- Dokument Export
- DATEV Export
- SEPA Export
- Ordner Export
- Typen Export
- Status Export
- Benutzer Export
- Ordner Rollen Export
- Ordner Benutzer export
- Klassifikation
- Konfigurieren
Dokumentliste Export
Hiermit kann eine csv oder Excel Liste erstellt werden.
Dabei kann der Export in ecoDMS markieren, was bereits exportiert wurde.
Typischerweise werden damit folgende Szenarien abgedeckt:
- Eine Liste von Protokollen erstellen
- Ein DATEV Export in Ext Format also ohne Dokumente
- Export für diverse ERP Systeme die nur aufs DMS verweisen ohne Dokumente
Dokument Export
Der Dokument Export macht alles wie der Dokumentliste Export und zusätzlich werden die Dokumente exportiert
Typischerweise werden damit folgende Szenarien abgedeckt:
- Übergabe an andere Systeme wie Buchhaltung
- Portale
- Steuerberatung usw.
DATEV Export
Der DATEV export geht auch für andere Systeme die eine Importschnittstelle besitzen.
Export im modernen DATEV XML Format, bei dem sowohl die Dokumente, als auch die Metadaten übergeben werden.
- Dabei werden bereits exportierte Dokumente in ecoDMS als exportiert markiert.
- Zudem werden noch mehr Felder aufbereitet und eine Logikprüfung durchgeführt z.B. passen Steuern mit dem Rechnungsbetrag zusammen.
- Eignet sich v.a. für DATEV Unternehmen Online + Turm Rechnungseingangs KI
SEPA Export
Erstellt aus den Metadaten in ecoDMS eine SEPA XML Überweisungsdatei.
Ordner Export
Erstellt eine csv oder Excel Datei mit den in ecoDMS angelegten Ordnern
Typen Export
Erstellt eine csv oder Excel Datei mit den in ecoDMS angelegten Dokument Typen
Status Export
Erstellt eine csv oder Excel Datei mit den in ecoDMS angelegten Statusarten z.B. erledigt.
Benutzer Export
Erstellt eine Excel Tabelle mit Rollen und Benutzern. So erhält man einen Überblick welche Benutzer gibt es und in welchen Rollen sind sie.
Ordner Rollen Export
Erstellt eine Excel Tabelle in der aufgeführt wird, welche Rolle auf welchen Ordner zugriff hat.
Ordner Benutzer Export
Erstellt eine Excel Tabelle ähnlich wie die Ordner Rollen Export Liste, nur dass es auf die einzelnen Benutzer runtergebrochen wirs.
Klassifizierung
Ohne etwas zu Exportieren kann das arkivado Tool nun die Attribute von Dokumenten ändern. Die Funktionalität entspricht wie in ecoDMS eeinem Filter setzen und dann Massenklassifizierung durchführen.
Konfigurieren
Die Einstellungsmaske für die ecoDMS Zugangsdaten. (Keine weitere Einstellungen)
Kann auch mit STRG + K aufgerufen werden.