Was ist eine E-Rechnung?

Sie wissen bereits was eine E-Rechnung ist, und wollen gleich in EcoDMS damit arbeiten dann weiter mit: E-Rechung in ecoDMS

Definition

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte und digitale Verarbeitung der Rechnungsdaten, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Wichtige Merkmale einer E-Rechnung:

• Strukturiertes Format: Die Daten werden in standardisierten Formaten wie XML (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) bereitgestellt. Dies unterscheidet sie von einfachen PDFs oder Scans von Papierdokumenten.
• Digitale Übermittlung: Die E-Rechnung wird elektronisch übermittelt, etwa per E-Mail oder über spezielle Plattformen (z. B. Peppol).
• Automatisierte Verarbeitung: Da die Daten maschinenlesbar sind, können sie direkt in Buchhaltungssysteme oder ERP-Software importiert und verarbeitet werden.

Vorteile einer E-Rechnung:

• Effizienz: Reduzierung manueller Prozesse und Fehler.
• Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch, Druck- und Versandkosten.
• Schnelligkeit: Beschleunigung von Genehmigungs- und Zahlungsprozessen.
• Rechtskonformität: In vielen Ländern gibt es gesetzliche Anforderungen, die den Einsatz von E-Rechnungen regeln, insbesondere im öffentlichen Sektor.

Beispiel für den Einsatz:

In der Europäischen Union sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen, die dem Standard EN 16931 entsprechen (z. B. XRechnung in Deutschland).

Tip

Eine E-Rechnung ist nicht dasselbe wie eine einfache Rechnung im PDF-Format, da letztere meist nicht strukturiert und maschinenlesbar ist.

Beispiel einer XRechnung

XRechnungen sind für den Mensch nicht mehr lesbar.
Hier ein Beispiel einer Xrechnung

Wie man E-Rechnugen in ecoDMS sinnig einsetzt und auch eine XRechnung darstellen kann steht hier:

E-Rechung in ecoDMS

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100" xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100" xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100" xmlns:qdt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:100">
    <rsm:ExchangedDocumentContext>
        <ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter>
            <ram:ID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</ram:ID>
        </ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter>
        <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
            <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
        </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
    </rsm:ExchangedDocumentContext>
    <rsm:ExchangedDocument>
        <ram:ID>RE0008</ram:ID>
        <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
        <ram:IssueDateTime>
            <udt:DateTimeString format="102">20241118</udt:DateTimeString>
        </ram:IssueDateTime>
        <ram:IncludedNote>
            <ram:Content>Rechnung</ram:Content>
            <ram:SubjectCode>AFM</ram:SubjectCode>
        </ram:IncludedNote>
        <ram:IncludedNote>
            <ram:Content>Unsere Lieferungen/Leistungen stellen wir Ihnen wie folgt in Rechnung.</ram:Content>
            <ram:SubjectCode>AAI</ram:SubjectCode>
        </ram:IncludedNote>
        <ram:IncludedNote>
            <ram:Content>Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit.</ram:Content>
            <ram:SubjectCode>SUR</ram:SubjectCode>
        </ram:IncludedNote>
    </rsm:ExchangedDocument>
    <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
        <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
            <ram:AssociatedDocumentLineDocument>
                <ram:LineID>1</ram:LineID>
            </ram:AssociatedDocumentLineDocument>
            <ram:SpecifiedTradeProduct>
                <ram:Name>Servicearbeiten</ram:Name>
                <ram:Description>Servicearbeiten beinhalten
Programmierung, Customizing oder Schulung
Erstellung einer E-Rechnung</ram:Description>
            </ram:SpecifiedTradeProduct>
            <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
                <ram:NetPriceProductTradePrice>
                    <ram:ChargeAmount>160.0000</ram:ChargeAmount>
                    <ram:BasisQuantity unitCode="HUR">1.0000</ram:BasisQuantity>
                </ram:NetPriceProductTradePrice>
            </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
            <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
                <ram:BilledQuantity unitCode="HUR">12.0000</ram:BilledQuantity>
            </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
            <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
                <ram:ApplicableTradeTax>
                    <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
                    <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
                    <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
                </ram:ApplicableTradeTax>
                <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
                    <ram:LineTotalAmount>1920.00</ram:LineTotalAmount>
                </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
            </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
        </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
        <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
            <ram:AssociatedDocumentLineDocument>
                <ram:LineID>2</ram:LineID>
            </ram:AssociatedDocumentLineDocument>
            <ram:SpecifiedTradeProduct>
                <ram:Name>Servicearbeiten</ram:Name>
                <ram:Description>Servicearbeiten beinhalten
Programmierung, Customizing oder Schulung

Verbesserung einer E Rechnung</ram:Description>
            </ram:SpecifiedTradeProduct>
            <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
                <ram:NetPriceProductTradePrice>
                    <ram:ChargeAmount>160.0000</ram:ChargeAmount>
                    <ram:BasisQuantity unitCode="HUR">1.0000</ram:BasisQuantity>
                </ram:NetPriceProductTradePrice>
            </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
            <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
                <ram:BilledQuantity unitCode="HUR">3.0000</ram:BilledQuantity>
            </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
            <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
                <ram:ApplicableTradeTax>
                    <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
                    <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
                    <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
                </ram:ApplicableTradeTax>
                <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
                    <ram:LineTotalAmount>480.00</ram:LineTotalAmount>
                </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
            </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
        </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
        <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
            <ram:BuyerReference>LFNR123456789</ram:BuyerReference>
            <ram:SellerTradeParty>
                <ram:ID>LFNR123456789</ram:ID>
                <ram:Name>Mention for Business GmbH &amp; Co KG</ram:Name>
                <ram:DefinedTradeContact>
                    <ram:PersonName>lexware@arkivado.digital</ram:PersonName>
                    <ram:TelephoneUniversalCommunication>
                        <ram:CompleteNumber>0471-97321-0</ram:CompleteNumber>
                    </ram:TelephoneUniversalCommunication>
                    <ram:EmailURIUniversalCommunication>
                        <ram:URIID>lexware@arkivado.digital</ram:URIID>
                    </ram:EmailURIUniversalCommunication>
                </ram:DefinedTradeContact>
                <ram:PostalTradeAddress>
                    <ram:PostcodeCode>27572</ram:PostcodeCode>
                    <ram:LineOne>Lengstr. 1</ram:LineOne>
                    <ram:CityName>Bremerhaven</ram:CityName>
                    <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
                </ram:PostalTradeAddress>
                <ram:URIUniversalCommunication>
                    <ram:URIID schemeID="EM">lexware@arkivado.digital</ram:URIID>
                </ram:URIUniversalCommunication>
                <ram:SpecifiedTaxRegistration>
                    <ram:ID schemeID="VA">DE322325931</ram:ID>
                </ram:SpecifiedTaxRegistration>
            </ram:SellerTradeParty>
            <ram:BuyerTradeParty>
                <ram:Name>schlumberger digital e.K.</ram:Name>
                <ram:PostalTradeAddress>
                    <ram:PostcodeCode>90449</ram:PostcodeCode>
                    <ram:LineOne>Bauerngasse 30</ram:LineOne>
                    <ram:CityName>Nürnberg</ram:CityName>
                    <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
                </ram:PostalTradeAddress>
            </ram:BuyerTradeParty>
            <ram:BuyerOrderReferencedDocument>
                <ram:IssuerAssignedID>Ihre Best vom 18.11.2024</ram:IssuerAssignedID>
            </ram:BuyerOrderReferencedDocument>
        </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
        <ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
            <ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
                <ram:OccurrenceDateTime>
                    <udt:DateTimeString format="102">20241118</udt:DateTimeString>
                </ram:OccurrenceDateTime>
            </ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
        </ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
        <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
            <ram:PaymentReference>RE0008</ram:PaymentReference>
            <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
            <ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>
                <ram:TypeCode>1</ram:TypeCode>
                <ram:Information>Überweisung</ram:Information>
                <ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
                    <ram:IBANID>DE88100900001234567892</ram:IBANID>
                    <ram:AccountName>Mention for Business AG</ram:AccountName>
                </ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
                <ram:PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution>
                    <ram:BICID>BEVODEBBXXX</ram:BICID>
                </ram:PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution>
            </ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>
            <ram:ApplicableTradeTax>
                <ram:CalculatedAmount>456.00</ram:CalculatedAmount>
                <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
                <ram:BasisAmount>2400.00</ram:BasisAmount>
                <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
                <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
            </ram:ApplicableTradeTax>
            <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
                <ram:Description>14 Tage 3% Skonto, 30 Tage netto
#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=3.00#
#SKONTO#TAGE=30#PROZENT=0.00#
</ram:Description>
                <ram:DueDateDateTime>
                    <udt:DateTimeString format="102">20241218</udt:DateTimeString>
                </ram:DueDateDateTime>
            </ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
            <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
                <ram:LineTotalAmount>2400.00</ram:LineTotalAmount>
                <ram:ChargeTotalAmount>0.00</ram:ChargeTotalAmount>
                <ram:AllowanceTotalAmount>0.00</ram:AllowanceTotalAmount>
                <ram:TaxBasisTotalAmount>2400.00</ram:TaxBasisTotalAmount>
                <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">456.00</ram:TaxTotalAmount>
                <ram:GrandTotalAmount>2856.00</ram:GrandTotalAmount>
                <ram:TotalPrepaidAmount>0.00</ram:TotalPrepaidAmount>
                <ram:DuePayableAmount>2856.00</ram:DuePayableAmount>
            </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
        </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
    </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>