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Export DATEV

Einleitung

Das arkivado ecoDMS Tool ist für die Datenübertragung an die DATEV gedacht. Dabei übergibt das Tool die Daten an den DATEV Belegtransfer. Zu einem späteren Zeitpunkt ist eine direkte Anbindung an DATEV Unternehmen Online geplant, ohne den Belegtransfer zu nutzen.

Download unter Belegtransfer

Belegtransfer konfigurieren

  • Das Exporttool exportiert Daten in die für den Belegtransfer vorgesehenen Ordner.

  • Diese müssen in DATEV Belegtransfer entsprechend konfiguriert werden.
    Details dazu finden Sie in der DATEV-Hilfe: hier

  • In DATEV Unternehmen Online sollte durch den Steuerberater die Belegbearbeitung von "Standard" auf "Erweitert" umgestellt werden. Obwohl der Import auch im Standardmodus funktioniert, werden Fehler gemeldet und das Hochladen mehrerer Steuersätze ist nicht möglich. Wenn eine Umstellung auf "Erweitert" nicht möglich ist, wählen Sie die Exportart 2 (siehe unten). Die Umstellung ist Stand 4/2024 kostenfrei bzw. es entstehen keine Mehrkosten.

Sobald die Ordner im Belegtransfer angelegt und eingerichtet sind, kann das Exporttool konfiguriert werden.

DATEV Exportarten

Die DATEV-Schnittstelle kann in verschiedenen Konfigurationsstufen genutzt werden, abhängig vom Einsatzzweck und der Kompatibilität. Höhere Stufen beinhalten die Funktionen der unteren Stufen:

  1. PDF-Export: Dokumente werden als PDF in einem Verzeichnis gespeichert und in ecoDMS als exportiert markiert.
  2. XML-Export: Zusätzlich werden Rechnungsdaten als XML generiert und in einer ZIP-Datei zusammengefasst. Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferantenname usw. werden aus ecoDMS übernommen.
  3. Erweiterter XML-Export: Neben den Kopfdaten werden Buchungssätze (Aufteilung der Steuer) übergeben. Dies erfordert die erweiterte Bearbeitungsform in DATEV.

Alle DATEV-Felder befinden sich unterhalb von ecodms

Exportordner angeben

Konfiguration bzw. Zuweisung der Exportordner
"ecodms": {
    "paths": {
        "Rechnungseingang": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungseingang",
        "Gutschrift": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungseingang",
        "Rechnungsausgang": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungsausgang",
        "Gutschrift Lieferant": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungsausgang",
        "Kasse": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Kasse",
        "Sonstiges": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Sonstiges",
        "Auswertungen FIBU": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Auswertungen"
    }
Unter paths geben Sie für Ihre Dokumentenarten jeweils den Pfad an, in welchen die Dokumente abgelegt werden. Die Pfade entsprechen dem jeweiligen Pfad im DATEV Belegtransfer.
Die Zuordnung erfolgt immer in der Form "Dokumentart": "Pfad".
Bei Pfadangaben in JSON wird ein \ (Backslash) immer doppelt \\ angegeben.
Im obigen Beispiel sind sechs Dokumentarten und fünf unterschiedliche Pfade benannt: Mehrere Dokumentarten können so für die Übergabe zusammengefasst werden.

Alle Dokumentarten, die nicht zugeordnet werden können, werden an das Verzeichnis "Sonstiges" übergeben. Im obigen Beispiel der vorletzte Eintrag.

DATEV-Felder konfigurieren

Das Exporttool speichert nicht nur PDFs in den Ordnern, sondern überträgt auch Buchhaltungsdaten wie Betrag, Steuer usw. für Rechnungseingänge und -ausgänge. Hierfür wird eine ZIP-Datei für die Dokumente erstellt (die Dokumente befinden sich anschließend nicht mehr in den oben beschriebenen Pfaden). Um dies zu ermöglichen, müssen die folgenden Einstellungen in der JSON-Datei vorgenommen werden.

Konfiguration DATEV Export
"datev": {
    "ToExportField": {
        "field": "Datev Export",
        "value": "2"
    },
    "IsExportedField": {
        "field": "DATEV Export erfolgt",
        "value": "2"
    },
    "ExportDate": "Datev Export Datum",
    "DateField": "Belegdatum",
    "InvoiceNumberField": "Belegnummer",
    "TaxField": "Steuer",
    "SupplierName": "Name",
    "SupplierCity": "Stadt",
    "DueDate": "Zahlungsziel",
    "paidAt": "bezahltam",
    "Info": "Bemerkung",
    "VatID": "USTId",
    "IBAN": "IBAN",
    "BIC":"BIC",
    "Total": "Brutto",
    "TypeField": "Dokumentenart",
    "FileName": [
        "<Kostenstelle>",
        "-",
        "<Projektnummer>",
        "-",
        "<Bemerkung>",
        "-",
        "<DocID>"
    ],
    "FileAttributeMaxLength": 50,
    "ExportPath": "C:\\Datev\\Belegtransfer",
    "ExportArt": 3,
    "TimeFilter":false,
    "version": {
        "field": "REformat",
        "value": "XRE"
      },
    "eRe" :{
        "field": "REformat",
        "values": [
            "XRE"
            ,"Zug"
                 ] 
        }

}
* Optional

Opt. Feld Beschreibung Beispielwert
ToExportField -> field Name des Felds in ecoDMS, das geprüft wird. Z.B. ein extra Feld "Datev Export" oder das Statusfeld Datev Export
ToExportField -> value Wert, den das Feld haben muss, damit es zum Export ausgewählt wird. Bei Häkchenfeldern: "1" = kein Haken, "2" = Haken "2"
IsExportedField -> field Name des Felds in ecoDMS, das befüllt wird, sobald das Dokument heruntergeladen wurde. Ein extra Feld "DATEV Export erfolgt" oder das Statusfeld DATEV Export erfolgt
IsExportedField -> value Wert, den das Feld haben muss, damit es zum Export ausgewählt wird. Bei Häkchenfeldern: "1" = kein Haken, "2" = Haken "2"
ExportDate Name des Felds in ecoDMS, wird mit dem Datum des Exports befüllt Datum
DateField Name des Felds in ecoDMS, in dem das Belegdatum steht Belegdatum
InvoiceNumberField Name des Felds in ecoDMS, in dem die Rechnungsnummer steht Belegnummer
TaxField Name des Felds in ecoDMS, in dem die Steuer steht. Format: <Steuersatz1>: <Wert1> | <Steuersatz2>: <Wert2> Steuer
* DefaultTax Wenn ein Standardsteuersatz hinterlegt wird, wird das TaxField als reiner Wert übernommen und immer der angegebene Steuersatz verwendet 19.00
Total Name des Felds in ecoDMS, in dem der Bruttobetrag steht Brutto Betrag
TypeField Feld, das bestimmt, welche Art ein Dokument hat. Eigentlich immer: docart docart
RechnungseingangArt Name der Dokumentenart, die Dokumente als Eingangsrechnung klassifiziert. Standard: "Rechnungseingang" Rechnungseingang
RechnungausgangArt Name der Dokumentenart, die Dokumente als Ausgangsrechnung klassifiziert. Standard: "Rechnungsausgang" Rechnungausgang
FileName Name, den die Exportdatei haben soll. In < > geschrieben greift auf ecoDMS Felder zu. Ohne < > wird fester Text verwendet. ["<Belegdatum>","-","<Bemerkung>","-",<DocID>"]
FileAttributeMaxLength Maximallänge eines Felds im Dateinamen. Wird der Wert überschritten, wird mit ... angehängt und gekürzt. 50
SupplierName Name des Felds in ecoDMS, in dem der Lieferantenname steht Name
* SupplierCity Name des Felds in ecoDMS, in dem die Stadt des Lieferanten steht Stadt
* DueDate Name des Felds in ecoDMS, in dem das Zahlungsziel steht Zahlungsziel
* VatID Name des Felds in ecoDMS, in dem die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten steht USTId
* IBAN Name des Felds in ecoDMS, in dem die IBAN des Lieferanten steht IBAN
* BIC Name des Felds in ecoDMS, in dem die BIC des Lieferanten steht BIC
* paidAt Name des Felds in ecoDMS, in dem das Datum steht, andem der Beleg bezahlt wurde. Ist Das Feld belegt, wird in der DATEV ein Stempel bezahlt erscheinen bezahltam
ExportPath Pfad zum Belegtransfer-Ablage. Diese wird im Belegtransfer definiert. Bei der Pfadangabe wird ein \ immer mit \\ geschrieben. C:\\Datev\\Belegtransfer
* TimeFilter Ob von bis berücksichtigt werden soll oder nicht. Wenn false wird nur ToExportField und IsExportedField berücksichtigt. false
* version -> field Name des Felds in ecoDMS, in dem angegben wird, was eine XRechnung ist REformat
* version -> field Wert des Felds in ecoDMS, in dem angegben wird, was eine XRechnung ist XRE
* eRe -> field Das Feld in ecoDMS das den Typ der Rechnung bestimmt also ob es eine E-Rechnung ist oder nicht. wird nichts angegeben wird standarmäßig nach dem Attribut REformat gesucht REformat
* eRe -> values Eine Liste von Werden die das Feld haben darf, damit eine Rechnung als E-Rechnung deklariert wird. Ohne Angabe wird "XRE" ,"Zug" und "1" als ERechnung deklariert. [ "XRE" ,"Zug"]