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DATEV Export

Einleitung

Das Arkivado ecoDMS Tool ist für die Datenübertragung an die DATEV gedacht. Dabei übergibt das Tool die Daten an den DATEV Belegtransfer. Zu einem späteren Zeitpunkt ist eine direkte Anbindung an DATEV Unternehmen Online geplant, ohne den Belegtransfer zu nutzen.

Download unter Belegtransfer

Belegtransfer konfigurieren

  • Das Exporttool exportiert Daten in die für den Belegtransfer vorgesehenen Ordner.

  • Diese müssen in DATEV Belegtransfer entsprechend konfiguriert werden.
    Details dazu finden Sie in der DATEV-Hilfe: hier

  • In DATEV Unternehmen Online sollte durch den Steuerberater die Belegbearbeitung von "Standard" auf "Erweitert" umgestellt werden. Obwohl der Import auch im Standardmodus funktioniert, werden Fehler gemeldet und das Hochladen mehrerer Steuersätze ist nicht möglich. Wenn eine Umstellung auf "Erweitert" nicht möglich ist, wählen Sie die Exportart 2 (siehe unten). Die Umstellung ist Stand 4/2024 kostenfrei bzw. es entstehen keine Mehrkosten.

Sobald die Ordner im Belegtransfer angelegt und eingerichtet sind, kann das Exporttool konfiguriert werden.

DATEV Exportarten

Die DATEV-Schnittstelle kann in verschiedenen Konfigurationsstufen genutzt werden, abhängig vom Einsatzzweck und der Kompatibilität. Höhere Stufen beinhalten die Funktionen der unteren Stufen:

  1. PDF-Export: Dokumente werden als PDF in einem Verzeichnis gespeichert und in ecoDMS als exportiert markiert.
  2. XML-Export: Zusätzlich werden Rechnungsdaten als XML generiert und in einer ZIP-Datei zusammengefasst. Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferantenname usw. werden aus ecoDMS übernommen.
  3. Erweiterter XML-Export: Neben den Kopfdaten werden Buchungssätze (Aufteilung der Steuer) übergeben. Dies erfordert die erweiterte Bearbeitungsform in DATEV.

Alle DATEV-Felder befinden sich unterhalb von ecodms.

Exportordner angeben

Konfiguration bzw. Zuweisung der Exportordner
"ecodms": {
    "paths": {
        "Rechnungseingang": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungseingang",
        "Gutschrift": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungseingang",
        "Rechnungsausgang": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungsausgang",
        "Gutschrift Lieferant": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Rechnungsausgang",
        "Kasse": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Kasse",
        "Sonstiges": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Sonstiges",
        "Auswertungen FIBU": "C:\\Datev\\Belegtransfer\\Auswertungen"
    }
Unter paths geben Sie für Ihre Dokumentenarten jeweils den Pfad an, in welchen die Dokumente abgelegt werden. Die Pfade entsprechen dem jeweiligen Pfad im DATEV Belegtransfer.
Die Zuordnung erfolgt immer in der Form "Dokumentart": "Pfad".
Bei Pfadangaben in JSON wird ein \ (Backslash) immer doppelt \\ angegeben.
Im obigen Beispiel sind sechs Dokumentarten und fünf unterschiedliche Pfade benannt: Mehrere Dokumentarten können so für die Übergabe zusammengefasst werden.

Alle Dokumentarten, die nicht zugeordnet werden können, werden an das Verzeichnis "Sonstiges" übergeben. Im obigen Beispiel der vorletzte Eintrag.

DATEV-Felder konfigurieren

Das Exporttool speichert nicht nur PDFs in den Ordnern, sondern überträgt auch Buchhaltungsdaten wie Betrag, Steuer usw. für Rechnungseingänge und -ausgänge. Hierfür wird eine ZIP-Datei für die Dokumente erstellt (die Dokumente befinden sich anschließend nicht mehr in den oben beschriebenen Pfaden). Damit dies funktioniert, müssen die folgenden Einstellungen in der JSON-Datei vorgenommen werden.

Konfiguration DATEV Export
"datev": {
    "ToExportField": {
        "field": "Datev Export",
        "value": "2"
    },
    "IsExportedField": {
        "field": "DATEV Export erfolgt",
        "value": "2"
    },
    "ExportDate": "Datev Export Datum",
    "DateField": "Belegdatum",
    "InvoiceNumberField": "Belegnummer",
    "TaxField": "Steuer",
    "SupplierName": "Name",
    "SupplierCity": "Stadt",
    "DueDate": "Zahlungsziel",
    "paidAt": "bezahltam",
    "Info": "Bemerkung",
    "VatID": "USTId",
    "IBAN": "IBAN",
    "BIC":"BIC",
    "Total": "Brutto",
    "TypeField": "Dokumentenart",
    "FileName": [
        "<Kostenstelle>",
        "-",
        "<Projektnummer>",
        "-",
        "<Bemerkung>",
        "-",
        "<DocID>"
    ],
    "FileAttributeMaxLength": 50,
    "ExportPath": "C:\\Datev\\Belegtransfer",
    "ExportArt": 3,
    "TimeFilter":false,
    "version": {
        "field": "REFormat",
        "value": "XRE"
      },
    "eRe" :{
        "field": "REFormat",
        "values": [
            "XRE"
            ,"Zug"
                 ] 
        },
    "bookingText" :"buchungstext",
    "accountNo": "",
    "buCode": "",


}
* Optional

Opt. Feld Beschreibung Beispielwert
ToExportField -> field Name des Felds in ecoDMS, das geprüft wird. Z. B. ein zusätzliches Feld "Datev Export" oder das Statusfeld Datev Export
ToExportField -> value Wert, den das Feld haben muss, damit es zum Export ausgewählt wird. Bei Häkchenfeldern: "1" = kein Haken, "2" = Haken "2"
IsExportedField -> field Name des Felds in ecoDMS, das befüllt wird, sobald das Dokument heruntergeladen wurde. Ein zusätzliches Feld "DATEV Export erfolgt" oder das Statusfeld DATEV Export erfolgt
IsExportedField -> value Wert, den das Feld haben muss, damit es zum Export ausgewählt wird. Bei Häkchenfeldern: "1" = kein Haken, "2" = Haken "2"
ExportDate Name des Felds in ecoDMS, das mit dem Datum des Exports befüllt wird Datum
DateField Name des Felds in ecoDMS, in dem das Belegdatum steht Belegdatum
InvoiceNumberField Name des Felds in ecoDMS, in dem die Rechnungsnummer steht Belegnummer
TaxField Name des Felds in ecoDMS, in dem die Steuer steht. Format: <Steuersatz1>: <Wert1> | <Steuersatz2>: <Wert2> Steuer
* DefaultTax Wenn ein Standardsteuersatz hinterlegt wird, wird das TaxField als reiner Wert übernommen und immer der angegebene Steuersatz verwendet 19.00
Total Name des Felds in ecoDMS, in dem der Bruttobetrag steht Brutto Betrag
TypeField Feld, das bestimmt, welche Art ein Dokument hat. Eigentlich immer: docart docart
RechnungseingangArt Name der Dokumentenart, die Dokumente als Eingangsrechnung klassifiziert. Standard: "Rechnungseingang" Rechnungseingang
RechnungausgangArt Name der Dokumentenart, die Dokumente als Ausgangsrechnung klassifiziert. Standard: "Rechnungsausgang" Rechnungausgang
FileName Dateiname für die Exportdatei. In < > geschriebene Werte greifen auf ecoDMS Felder zu. Ohne < > wird fester Text verwendet. ["<Belegdatum>","-","<Bemerkung>","-",<DocID>]
FileAttributeMaxLength Maximallänge eines Felds im Dateinamen. Wird der Wert überschritten, wird mit ... angehängt und gekürzt. 50
SupplierName Name des Felds in ecoDMS, in dem der Lieferantenname steht Name
* SupplierCity Name des Felds in ecoDMS, in dem die Stadt des Lieferanten steht Stadt
* DueDate Name des Felds in ecoDMS, in dem das Zahlungsziel steht Zahlungsziel
* VatID Name des Felds in ecoDMS, in dem die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten steht USTId
* IBAN Name des Felds in ecoDMS, in dem die IBAN des Lieferanten steht IBAN
* BIC Name des Felds in ecoDMS, in dem die BIC des Lieferanten steht BIC
* paidAt Name des Felds in ecoDMS, in dem das Datum steht, an dem der Beleg bezahlt wurde. Ist das Feld belegt, erscheint in DATEV ein "Bezahlt"-Stempel bezahltam
ExportPath Pfad zur Belegtransfer-Ablage. Dieser wird im Belegtransfer definiert. Bei der Pfadangabe wird ein \ immer mit \\ geschrieben. C:\Datev\Belegtransfer
* TimeFilter Ob ein Zeitraum (von/bis) berücksichtigt werden soll oder nicht. Wenn false, werden nur ToExportField und IsExportedField berücksichtigt. false
* version -> field Name des Felds in ecoDMS, in dem angegeben wird, dass es sich um eine XRechnung handelt REFormat
* version -> value Wert des Felds in ecoDMS, der eine XRechnung kennzeichnet XRE
* eRe -> field Feld in ecoDMS, das den Typ der Rechnung bestimmt (E-Rechnung oder nicht). Wird nichts angegeben, wird standardmäßig nach dem Attribut REFormat gesucht REFormat
* eRe -> values Liste von Werten, die das Feld haben darf, damit eine Rechnung als E-Rechnung deklariert wird. Ohne Angabe werden "XRE", "Zug" und "1" als E-Rechnung deklariert ["XRE","Zug"]
* edit_roles Rollen, die nach Abschluss des Exports die Klassifizierung ändern dürfen. Standard ist "Alle". Soll die bisherige Berechtigung erhalten bleiben, den Wert auf keep setzen (siehe FAQ) ["mueller","meier"]
* read_roles Rollen, die nach Abschluss des Exports Leserechte behalten oder erhalten. Soll die bisherige Berechtigung erhalten bleiben, den Wert auf keep setzen (siehe FAQ) ["mueller","meier"]
* bookingText Buchungstext, der übergeben werden soll. Für Rechnungen optional, für Kasse verpflichtend
* accountNo DATEV-Sachkonto, auf das gebucht werden soll (zwischen 4–8 Stellen) 8100
* bpAccountNo DATEV-Personenkonto, auf das gebucht werden soll (zwischen 4–8 Stellen) 8100
* buCode DATEV Buchungs-/Steuerschlüssel (siehe Steuerschlüssel) 3
* set_default_tax_on_tax_error Falls bei der Steuerprüfung ein Fehler festgestellt wird und dieser Parameter auf true steht, wird der Steuersatz aus DefaultTax auf die Gesamtsumme angewendet
* AfterSuccessValues Setzt Klassifizierungsattribute nach dem Herunterladen der Datei. Beispiel: Status auf "Erledigt" und in Ordner "archiv" verschieben [{ "field": "Status", "value": "Erledigt" }, { "field": "Ordner", "value": "Rechnungseingang/archiv/" }]