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E-Rechnung in ecoDMS

Fragestellungen

  • Kann ecoDMS E-Rechnungen verarbeiten?
  • Wie kann ich XRechnungen prüfen?
  • Was muss dafür vorbereitet werden?
  • Wie kann ich meinen Accounting-Prozess damit vereinfachen?

Beschreibung

Zunächst einmal:

ecoDMS ist E-Rechnung-sicher.

Wir haben unser gesamtes Portfolio erweitert, um einen runden Accounting-Workflow zu schaffen.

Der gesamte Vorgang – vom Empfang bis zur Freigabe – sollte in 5 Minuten abgeschlossen sein (abhängig von der Komplexität der fachlichen Prüfung der Rechnung).

Beispiel

Im folgenden Beispiel werden drei Rechnungen – eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung und eine klassische Rechnung – empfangen, archiviert, freigegeben und dem Steuerberater via DATEV zur Verfügung gestellt. Und das in unter einer Minute! 🎉

E-Rechnungsprozess

Der gesamte Prozessablauf

  1. Eine Rechnung geht via E-Mail oder über die Turm-Weboberfläche ein.
  2. Turm.ai erkennt, ob es sich um eine E-Rechnung handelt (XRechnung oder ZUGFeRD). Nicht-E-Rechnungen werden per KI klassifiziert.
  3. Die Rechungsdaten werden aus der Rechnung extrahiert.
  4. Die E-Rechnung samt Klassifikation wird an ecoDMS übergeben.
  5. ecoDMS archiviert die Rechnung revisionssicher.
  6. In ecoDMS liegt die Rechnung fertig klassifiziert vor.
  7. Die Fachabteilung oder Buchhaltung prüft die Rechnung und gibt sie frei (auf Wunsch noch einfacher als im Video dargestellt).
  8. Das Arkivado ecoDMS-Tool exportiert die Rechnung (auf Wunsch auch vollautomatisch) und übergibt sie z. B. an Unternehmen Online.
  9. Das Tool erstellt eine SEPA-Datei für das Banking (nicht mehr im Video enthalten).
  10. Die Rechnung wird im Banking-Programm angewiesen (nicht mehr im Video enthalten).

Lösung

Was wird benötigt?

  • Arkivado ecoDMS Tool: Mindestens Version 11.10
  • Turm.ai: Mindestens Version 15.6.0
  • ecoDMS: Mindestens Version 24.01
  • Rechnungs-E-Mail-Postfach oder Zugang zur Weboberfläche von Turm.ai
  • Idealerweise ein KI-Kontingent für die Verarbeitung von Quittungen und Belegen, die keine E-Rechnungen sind.

ecoDMS-Einstellungen

Zu den regulären Feldern von DATEV muss ein zusätzliches Klassifikationsattribut angelegt werden:

Feld: REFormat

  • Typ: Combobox
  • Werte in der Auswahl:
  • KI: Keine maschinenlesbaren Daten vorhanden – Daten werden per Arkivado KI ausgelesen (genaue Prüfung empfohlen).
  • XRE: XRechnungs-XML – ecoDMS erstellt eine PDF-Vorschau (die eigentliche Rechnung ist die XML).
  • Zug: ZUGFeRD-Rechnung – PDF mit eingebetteter XML.

ecoDMS-Attribute

Turm.ai-Einstellungen

Kein Turm im Einsatz? Hier weiterlesen.

Turm.ai ist eine eigenständige Software. Details dazu in der Dokumentation.

Mapping-Erweiterungen

  • Das Feld REFormat muss zugeordnet werden.
  • Alle Rechnungs-Mappings müssen entsprechend erweitert werden.

Turm Mapping