Verwaltungsübersicht

Für Administratoren und die Verwaltung ist es wichtig, den Überblick über ecoDMS zu behalten.

Typische Fragen sind hier:

• Wer hat Zugriff auf einen Ordner in ecoDMS?
• Welche Gruppe ist einem Ordner zugeordnet?
• Welche Benutzer sind in ecoDMS angelegt?
• Welche Ordner, Status und Dokumenttypen sind in ecoDMS angelegt?

Mit dem Tool können diese Listen mit einem Klick oder zeitgesteuert exportiert werden.

Funktionen

• Benutzer Export: Erstellt eine Excel-Tabelle mit Rollen und Benutzern. So erhält man einen Überblick, welche Benutzer es gibt und in welchen Rollen sie sind.
• Ordner Export: Erstellt eine Excel-Tabelle mit allen Ordnern, die in ecoDMS angelegt sind.
• Ordner Zugr. Rollen: Erstellt eine Excel-Tabelle, in der aufgeführt wird, welche Benutzerrolle auf welchen Ordner Zugriff hat.
• Ordner Zugr. Benutzer: Wie bei den Rollen, nur werden die Rollen auf die einzelnen Nutzer heruntergebrochen. Man sieht hier also, welcher Benutzer auf welchen Ordner Zugriff hat.
• Status Export: Erstellt eine Excel-Tabelle mit allen Statusarten, die in ecoDMS angelegt sind.
• Typen Export: Erstellt eine Excel-Tabelle mit allen Dokumenttypen, die in ecoDMS angelegt sind.

DOWNLOAD

Konfigurieren / Erste Verwendung

1. Laden Sie die ZIP-Datei Admin Konfig Export herunter.
2. Exportieren Sie die beiden Dateien adminkonfig.json und Admin Konfig Export.bat in das Verzeichnis, in dem das Arkivado-Tool liegt (falls Sie es noch nicht heruntergeladen haben, dann hier).
3. Starten Sie die Admin Konfig Export.bat.
4. Es erscheint eine Meldung, dass keine Lizenz hinterlegt ist.
5. Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel ein.
6. Die Lizenz wird aktiviert und in Ihre adminkonfig.json geschrieben. Das Programm wird beendet.
7. Starten Sie die Admin Konfig Export.bat erneut.
8. Klicken Sie auf Konfigurieren.
9. Geben Sie den API-Pfad zu ecoDMS ein (siehe hier für weitere Informationen).
10. Geben Sie einen Admin-Benutzer und dessen Passwort ein.
11. Klicken Sie auf Speichern.
12. Nun können Sie die Berichte erstellen.

Kopiervorlage

Zur Dokumentation der Konfigs hier noch einmal die beiden Dokumenete aus der ZIP zum kopieren.

adminkonfig.json

 {
  "ecodms": {
    "ECODMSurl": "https://hiermeineAPIAdresse/api/",
    "ECODMSuser": "ecodms",
    "ECODMSpw": null,
    "ECODMSabort_on_ssl_error": true,
    "export_to": "excel",
    "export_path": "C:\\ecoDMS Daten\\Export_ecoDMS",
    "export_open": true,
    "paths": {
      "Sonstiges": "C:\\Daten\\Daten\\ecoDMS Export\\Sonstiges"
    },
    "excel": {
      "do_format": true,
      "table_style": "TableStyleMedium2"
    },
    "ECODMStoken": ""
  },
  "gui": {
    "theme": "blau",
    "buttons": [
      {
        "funktion": "Benutzer Export",
        "text": "Benutzer Export",
        "show": true
      },
      {
        "funktion": "Ordner Export",
        "text": "Ordner Export",
        "show": true
      },
      {
        "funktion": "Ordner Rollen Export",
        "text": "Ordner Zugr. Rollen",
        "show": true
      },
      {
        "funktion": "Ordner Benutzer Export",
        "text": "Ordner Zugr. Benutzer",
        "show": true
      },
      {
        "funktion": "Status Export",
        "text": "Status Export",
        "show": true
      },
      {
        "funktion": "Typen Export",
        "text": "Typen Export",
        "show": true
      },
      {
        "funktion": "Konfigurieren",
        "text": "Konfigurieren",
        "show": true
      }
    ]
  },
  "license": ""
}

Admin Konfig Export.bat

@echo off
pushd %~dp0
start "" /min "%~dp0arkivado.exe" -c "%~dp0adminkonfig.json"
exit