Mapping

Beim Mapping wird angegeben, welche Felder (Attribute) in ecoDMS befüllt werden. Dabei kann der Dateipfad verwendet werden, um die Attribute zu befüllen.

Mapping

Links stehen die Attribute aus ecoDMS und rechts wird angegeben, was eingetragen werden soll.

Dabei wird Text, der eingetragen wird, einfach übertragen. Zum Beispiel: Bei Status steht Erledigt, so werden alle Dokumente mit dem Status Erledigt abgespeichert.

Ordnerangaben können Unterordner enthalten, der Unterordner wird dabei mit / getrennt. In dem Beispiel werden alle Dokumente unter dem Ordner Projekte abgelegt.

Dynamische Werte

Es können auch abhängig vom Pfad Werte übergeben werden. Dabei werden dynamische Werte immer in <> geschrieben.

Pfad / Ordner verwenden

Für Werte aus dem Pfad steht <path> zur Verfügung.

Um Teile des Pfades zu verwenden, wird dahinter angegeben, welcher Abschnitt verwendet werden soll.

Hat man zum Beispiel bei einer Datei den Pfad:

C:\Ablage\Projekte\12-22NBG-13\Rechnungseingang\VK123445678.pdf

Eingabe	Bedeutung	Ergebnis
`<path>`	Der ganze Pfad	`C:\Ablage\Projekte\12-22NBG-13\Rechnungseingang\VK123445678.pdf`
`<path>[0]`	Der erste "Ordner"/Laufwerksname	`C:\`
`<path>[1]`	Der zweite "Ordner"	`Ablage`
`<path>[3]`	Der dritte "Ordner"	`Projekte`
`<path>[-1]`	Der Dateiname (letzter Abschnitt)	`VK123445678.pdf`
`<path>[-2]`	Der vorletzte Ordner	`Rechnungseingang`
`<path>[-3]`	Der vor-vorletzte Ordner	`12-22NBG-13`

Dateinamen

Für den Dateinamen inkl. Dateiendung steht <file_name> zur Verfügung.

Hat man zum Beispiel bei einer Datei die folgendermaßen heißt:

VK123445678.pdf

Eingabe	Bedeutung	Ergebnis
`<file_name>`	Der ganze Dateiname	`VK123445678.pdf`
`<file_name>[0]`	Das erste Zeichen im Dateiname	`V`
`<file_name>[0:3]`	Die ersten drei Zeichen im Dateinamen	`VK1`
`<file_name>[2:]`	lässt die ersten 2 Zeichen weg bis zum Ende	`123445678.pdf`
`<file_name>[2:-4]`	lässt die ersten 2 Zeichen weg, und die letzten 4 Zeichen	`123445678`
`<file_name>[2:11]`	Beginnend mit dem dritten Zeichen bis zum 11ten Zeichen	`123445678`
`<file_name>[-1]`	Der letzte Buchstabe	`f`
`<file_name>[-2]`	Die letzten zwei Buchstaben	`df`
`<file_name>[-3]`	Die letzten drei Buchstaben	`pdf`
`<file_name>[:-4]`	Alles bis auf die letzten 4 Buchstaben	`VK123445678`

Splitting im Dateinname

Wird ein Dateinamen durch Trennzeichen geteilt kann dies verwendet werden. Der Befehl heißt split

AB_123445678_222.pdf

Eingabe	Bedeutung	Ergebnis
`str(<file_name>).split('_')[0]`	trennt Dateinamen bei jedem `_` und gibt dann den ersten gefundenen Wert wieder	`AB
`str(<file_name>).split('_')[1]`	trennt Dateinamen bei jedem `_` und gibt dann den zweiten gefundenen Wert wieder	`123445678`
`str(<file_name>).split('_')[2]`	trennt Dateinamen bei jedem `_` und gibt dann den dritten gefundenen Wert wieder	`222.pdf`
`str(<file_name>).split('_')[-1]`	trennt Dateinamen bei jedem `_` und gibt dann den letzten gefundenen Wert wieder	`222.pdf`

Wird eine Trennung angegeben die nicht vorhanden ist. also z.B. str(<file_name>).split('_')[3] wird ein leere String zurückgegeben

Für ein komplexes Beipsiel siehe hier: Dokumentarten aus Dateinamen

Bedingungen (If Then else)

Es können Bedingungen nach dem Wenn Dann Prinzip verwendet werden.

Die Syntax lautet:

< WERT der genommen wird wenn wahr > if < hier die Bedingung die Wahr sein muss > else < hier der Wert der genommen wird wenn falsch >

'Ist gleich' if 'Vergleich' == 'Vergleich' else 'nicht gleich'

Das Beispiel würde Ist gleich zurückgeben, da der String Vergleich identisch mit Vergleich ist.

Mögliche Vergleiche:

==: Ist gleich
!=: Ist ungleich
<: Ist keiner (Achtung muss davor in eine Zahl gewandelt werden)
>: Ist größer (Achtung muss davor in eine Zahl gewandelt werden)
in: Mehrere Strings vergleichen

Nun kommen einige praktische Beispiele wie man die If Abfragen verwenden kann

Beispiele

Angenommen der Status einens Dokuments soll auf Nicht freigegeben gesetzt werden, wenn der Ordner indem das Dokument liegt Entwurf heißst.

C:\Ablage\Projekte\12-22NBG-13\Zeichnungen\Entwurf\Zeichnung1234.pdf

Code

'Nicht freigegeben' if <path>[-2] == 'Entwurf' else 'Erledigt'

Beschreibung

prüft ob der letzte Ordner im Pfad ( im Beispiel Entwurf) Entwurf heißt. und gibt Nicht freigegeben zurück, weil der Ordner Entwurf heißt.

Ergebnis

Nicht freigegeben

Code

'Nicht freigegeben' if <path>[-2] == 'archiv' else 'Erledigt'

Beschreibung

prüft ob der letzte Ordner im Pfad ( in den Beispiel Entwurf) archiv heißt und gibt Erledigt zurück, da Entwurf ist nicht gleich dem Wort archiv ist.

Ergebnis

Erledigt

Code

'Entwurf' if <path>[-2] != 'Entwurf' else 'Erledigt'

Beschreibung

prüft ob der letzte Ordner im Pfad ( in den Beispiel Entwurf) nicht Entwurf heißt. und gibt Erledigt zurück.

Ergebnis

Erledigt

Code

'Nicht freigegeben' if <path>[-2] == 'entwurf' else 'Erledigt'

Beschreibung

Prüft ob der letzte Ordner im Pfad ( in den Beispiel Entwurf) entwurf heißt und gibt Erledigt zurück. Entwurf ist nicht gleich entwurf: Groß- und Kleinschreibung ist relevant!

Ergebnis

Erledigt

Code

'Nicht freigegeben' if str(<path>[-2]).lower() == 'entwurf' else 'Erledigt'

Beschreibung

prüft ob der letzte Ordner im Pfad ( in den Beispiel Entwurf) entwurf heißt, wobei der Pfad kleingeschieben wird ( Funktion: .lower()) daurch wird der Vergleich Case Insenitv.

Ergebnis

Nicht freigegeben

Code

'Nicht freigegeben' if str(<path>[-2]).lower() in ('entwurf','sperre','privat') else 'Erledigt'

Beschreibung

prüft ob der letzte Ordner im Pfad ( in den Beispiel Entwurf) entwerder entwurf, sperre oder privat heißt, wobei der Pfad kleingeschieben wird ( Funktion: .lower()) daurch wird der Vergleich Case Insenitv.

Ergebnis

Nicht freigegeben

Case (Werte ersetzen)

Oftmals will man Label setzen, bei dem z.B. in dem Pfad ein AN steht aber die Dokumentart Angebot heißt.

Die nachschlage Tabelle ist in {} geschreiben, wobei immer der Wert aus der Tabelle in ' geschreiben wird. Der Wert der stattessen ausgegeben werden soll wird mit einem : angegbeen.

{'Ursprungswert1':'ersatzwer1','ursprungswert2':'ersatzwert2', 'Ursprungswert3':'ersatzert3'}.get(<MeinEcoDMS Feld>, 'Mein Wert wenn nichts passt')

Beispiele

ein Typisches Bespiel ist der Letzte Ordner im Verzeichis enhälent die Dokumentart. Allerdings steht dort nur AB statt Auftragsbestätigung.

C:\Ablage\Projekte\12-22NBG-13\AB\Auftag-1234.pdf

Code

{'AN':'Angebot/','LS':'Lieferschein/','AB': 'Auftragsbestätigung/','RG':'Rechnungsausgang/','BE':'Bestellung/'}.get(<path>[-2], '#Eingangskorb#/')

Beschreibung

Prüft den letzten Ordner <path>[-2] also in unserem Beispiel AB schaut in seiner Tabelle nach:

{'AN':'Angebot/','LS':'Lieferschein/','AB': 'Auftragsbestätigung/','RG':'Rechnungsausgang/','BE':'Bestellung/'}

findet den Wert AB und gibt Auftragsbestätigung/ aus. Hätte er nichts gefunden, würde er den Odner #Eingangskorb#/ nehmen.

Tip

Bei Ordnerangaben für ecoDMS müssen immer mit / aufhören.

Ergebnis

Auftragsbestätigung/